Kommunikation mit der Stadt Hemer

Informationen der Stadtverwaltung Hemer über die Eröffnung elektronischer Zugänge

Gemäß § 3 des Gesetzes zur Förderung der elektronischen Verwaltung (E-Government-Gesetz - EGovG NRW) in Verbindung mit dem § 3a Abs. 1 des Landesverwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG NRW) werden nachfolgend die Möglichkeiten, über welche Zugänge elektronische Dokumente durch Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen an die Stadtverwaltung Hemer übermittelt werden können, bekannt gegeben.

  1. Zugangseröffnung

Der elektronische Zugang (die Übermittlung elektronischer Dokumente) zur Verwaltung der Stadt Hemer für eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation zwischen Bürgerinnen, Bürgern, juristischen Personen des privaten und öffentlichen Rechts und der Verwaltung im Sinne des § 3a VwVfG NRW ist eröffnet.

  1. Technische und organisatorische Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation

Die Stadtverwaltung Hemer bietet Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation an.

Bitte beachten Sie Folgendes: Rechtsverbindlichkeit ergibt sich dann, wenn durch Gesetz die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift vorgeschrieben ist. Die geforderte Unterschrift kann elektronisch auf verschiedenen Wegen ersetzt werden. Die bei der Stadt Hemer eingehende elektronische Form entwickelt dabei die gleiche Rechtswirkung wie die unterschriebene Papierform.

2.1 E-Mail

2.1.1 Formfreie und nicht vertrauliche elektronische Kommunikation per E-Mail

Einfache Anliegen, Hinweise, Beschwerden sowie Terminanfragen, also alles, was keine eigenhändige Unterschrift benötigt und nicht vertraulich ist, können Sie einfach per E-Mail an uns schicken.

Unverschlüsselte E-Mails sind jedoch wie Postkarten auf dem Übertragungsweg quer durchs Internet und für jeden Hacker lesbar und können ggf. auch gefälscht oder verändert werden.

Formfreie und nicht vertrauliche E-Mails können Sie an folgende zentrale E-Mail-Adresse senden: stadtverwaltung@hemer.de.

Sie können aber auch E-Mails direkt an den Ihnen bekannten Ansprechpartner richten. Die E-Mail-Adressen finden Sie auf der Homepage der Stadtverwaltung Hemer.

Wenn Sie per E-Mail an die Stadt Hemer herantreten, werden Sie eine Antwort per E-Mail erhalten, wenn es sich um allgemeine Informationen handelt. Vertrauliche Daten werden von der Stadtverwaltung zu Ihrem eigenen Schutz nicht per unverschlüsselter E-Mail versendet. In diesem Fall antworten wir auf dem Postweg.

2.1.2 Vertrauliche elektronische Kommunikation per E-Mail

Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen können Sie Ihre Nachrichten verschlüsseln und an folgende E-Mailadresse senden: stadtverwaltung@hemer.de

Folgende Verschlüsselungsverfahren werden für die Übersendung von E-Mails seitens der Stadt Hemer unterstützt.

  • PGP

Für die Verschlüsselung benötigen Sie unseren sogenannten "Öffentlichen Schlüssel". Diesen finden Sie unter folgendem Link:

https://www.hemer.de/verschluesselung/40232CDF2FED2A394B0B179AF6987CFE69133764.asc

Damit die Stadtverwaltung Hemer Ihnen verschlüsselt antworten kann, müssen Sie der Verwaltung Ihren öffentlichen Schlüssel zukommen lassen.

Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, so werden wir Sie über die dann erforderlichen weiteren Schritte soweit möglich informieren.

2.1.3. Schriftformersatz bei der elektronischen Kommunikation per E-Mail

Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann bei Nutzung von E-Mail durch die Übermittlung elektronischer Dokumente als Anhang einer E-Mail ersetzt werden, wobei die Dokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Vertrauensdienstegesetz (VDG) versehen sein müssen. Nähere Informationen über die technischen Möglichkeiten finden Sie unter

https://www.bundesnetzagentur.de/DE/Service-Funktionen/ElektronischeVertrauensdienste/QES/FAQ/faq-node.html.

2.1.4 Größenbeschränkung für E-Mails

Es werden E-Mails bis zu einer Größe von 8 Megabyte angenommen.

2.1.5 Schadsoftware

E-Mails, die Viren enthalten, werden von den Virenprogrammen der Stadtverwaltung Hemer automatisch gelöscht. Eine Nachricht über die Löschung kann nicht erfolgen.

Sofern Sie nach dem Versenden einer E-Mail nach einer Woche keine Rückmeldung von uns erhalten haben sollten, nehmen Sie daher bitte Kontakt zu uns auf (s. Punkt 2.5).

Bitte schicken Sie uns keine E-Mails mit verlinkten Inhalten, da dies eine häufige Übertragungsform für Computerviren oder Phishing-Versuche ist.

2.2 De-Mail - Vertrauliche und Schriftform ersetzende elektronische Kommunikation

Die Stadt Hemer ist für vertrauliche oder Schriftform ersetzende elektronische Kommunikation auch per De-Mail erreichbar. De-Mail ermöglicht den verschlüsselten und authentifizierten Versand von Mails und Dateianhängen. Zum Ersatz einer gesetzlich vorgeschriebenen Schriftform ist die besondere Form der absenderbestätigten De-Mail erforderlich. Die zentrale Eingangsadresse ist:

stadtverwaltung@hemer.de-mail.de

Zum Versand einer De-Mail müssen Sie über ein eigenes De-Mail-Konto verfügen.

2.3 Zulässige Dateiformate für Dateianhänge

Es gibt eine Vielzahl von Dateiformaten. Bitte haben Sie Verständnis, dass wir nicht für jedes Dateiformat die erforderlichen Programme vorhalten können.

Folgende Dateiformate können bei uns verarbeitet werden:

  • Adobe Acrobat (.pdf) ohne Makros
  • RichTextFormat (.rtf)
  • Microsoft WORD (.doc und .docx) ohne Makros
  • Microsoft EXCEL (.xls und .xsls) ohne Makros
  • Text (.txt, .csv)
  • Bilddateien (.jpg, .tif, .bmp, .png)
  • AutoCad (.dxf, .dwg)

Weitere Dateiformate können im Einzelfall nur nach vorheriger Absprache mit dem zuständigen Ansprechpartner zugelassen werden.

2.5 Portal

Serviceportal der Stadt Hemer

Über das Serviceportal der Stadt Hemer können Sie sicher und verschlüsselt mit der Stadtverwaltung kommunizieren. Dies gilt sowohl für formlose wie auch formgebundene Kommunikation. Sie erreichen es unter: https://portal.citkomm.de/hemer/

 

Zum Ersatz einer gesetzlich geforderten Schriftform muss bei einem Teil der Angebote der elektronische Identitätsnachweis (eId) des Personalausweises oder elektronischen Aufenthaltstitels genutzt werden.

2.6 Hilfe bei Fragen

Sollten Sie nicht sicher sein, ob Ihr Anliegen auf elektronischem Wege verfolgt oder verarbeitet werden kann, setzen Sie sich bitte vorher mit dem zuständigen Sachbearbeiter in Verbindung. Bei technischen Fragen wenden Sie sich bitte an die Telefonnummer: 02372/551-444.