Überörtliche Prüfung der Stadt Hemer durch die gpaNRW

Im Rahmen der turnusmäßigen Prüfungen von Kommunen in NRW durch die Gemeindeprüfungsanstalt (gpaNRW) wurden jüngst auch im Rechnungsprüfungsausschuss der Stadt Hemer die von der gpaNRW analysierte Haushaltssituation und die Prüfungsergebnisse vorgestellt. Prüferin Martha Scholz, Projektleiterin Birgit Cramer-Görtz und Simone Kaspar, Stellvertreterin des Präsidenten der gpaNRW, präsentierten der Lokalpolitik die Empfehlungen in den untersuchten Prüfgebieten und Handlungsfeldern.

Die Haushaltssituation der Stadt Hemer hat sich im Betrachtungszeitraum mit positiven Jahresergebnissen bis 2023 zunächst vorteilhaft entwickelt und die interkommunal geringe Eigenkapitalausstattung etwas gestärkt. Sich anschließende geplante negative Jahresergebnisse führen jedoch voraussichtlich zur Überschuldung. „Der Handlungsbedarf zur Verbesserung der Haushaltssituation ist daher sehr hoch“, warnt Simone Kaspar. Das zeigt sich auch in den bereits im Jahr 2023 vergleichsweise hohen Gesamtverbindlichkeiten der Stadt Hemer, die in der Planung bis 2028 weiter deutlich ansteigen.

Wertgrenze und Standards für Wirtschaflichkeitsuntersuchungen festlegen

Nachholbedarf besteht aus Sicht der gpaNRW im Hinblick auf die Durchführung von Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen für Investitionen. Hier sollte die Stadt eine Wertgrenze festlegen und einheitliche Standards für die Praxis setzen. Das gilt auch für das Kreditmanagement. „Gerade aufgrund steigender Kreditverbindlichkeiten empfehlen wir, Regelungen dazu schriftlich zu fixieren“, so Prüferin Martha Scholz. Auch ein Berichtswesen zum Kreditportfolio könnte die Stadt Hemer etablieren.

Erhöhung der Lastschriftmandate erleichtert die Zahlungsabwicklung

Die Stadt Hemer nimmt die Aufgaben der Zahlungsabwicklung wirtschaftlich wahr. Handlungsmöglichkeiten sieht die gpaNRW insbesondere in einer Erhöhung der SEPA-Lastschriftmandate sowie einer Reduzierung der hohen Anzahl ungeklärter Einzahlungen. Prüferin Martha Scholz lobt, dass die Stadt Hemer „ihre Forderungen gut strukturiert und zeitnah auf der Grundlage einer entsprechenden Dienstanweisung verfolgt“. In der Vollstreckung liegen Personaleinsatz und Aufwendungen interkommunal im unteren Bereich. Rund 70 Prozent der eigenen Vollstreckungsforderungen wickelt Hemer erfolgreich ab. Nicht jede offene Forderung kann jedoch tatsächlich vollstreckt werden, etwa wenn Schuldnerinnen und Schuldner zahlungsunfähig sind, keine pfändbaren Vermögenswerte vorhanden sind oder rechtliche Gründe einer Vollstreckung entgegenstehen.

Hohe Aufwendungen für Gremienarbeit im interkommunalen Vergleich

Die Aufwendungen für die Gremienarbeit sind in Hemer vergleichsweise hoch. Gründe sind eine hohe Anzahl sachkundiger Bürgerinnen und Bürger, eine hohe Anzahl abrechenbarer Fraktionssitzungen sowie ein vergleichsweise hoher Stundensatz für den Verdienstausfall.

Die Fraktionszuwendungen für die Gremienarbeit gewährt die Stadt rechtskonform. Regelungen zu digitalen und hybriden Gremiensitzungen hat Hemer bisher nicht getroffen. „Sie sollte die formalen Voraussetzungen dafür schaffen, um auch in Krisensituationen handlungsfähig zu sein“, empfiehlt Projektleiterin Birgit Cramer-Görtz.

Strukturiertes Wissensmanagement sichert Erfahrungswerte des Personals

In den kommenden zehn Jahren ist in der Stadtverwaltung Hemer wie vielerorts demografiebedingt eine erhöhte altersbedingte Fluktuation absehbar. Herausforderungen im Bereich Personal, Organisation und Informationstechnik ergeben sich durch den generellen Fachkräftemangel. Der Wissenstransfer beim Ausscheiden von Mitarbeitenden erfolgt in der Stadtverwaltung bereits regelmäßig, insbesondere wenn Personalwechsel frühzeitig absehbar sind. Handlungsbedarf sieht die gpaNRW darüber hinaus im Aufbau eines strukturierten Wissensmanagements, um Erfahrungswissen dauerhaft und organisationsweit zu sichern.

Hieran koppeln sollte die Stadt ein Prozessmanagement, welches in Hemer bisher noch nicht vorhanden ist. „Ihr bereits gutes Digitalisierungsniveau sollte die Stadt durch den Abbau von Medienbrüchen weiter verbessern“, so die weitere Empfehlung von Projektleiterin Birgit Cramer-Görtz. Diese entstehen, wenn digital erfasste Daten nicht durchgehend weiterverarbeitet werden können.

Gute Ansätze im Krisenmanagement ausbauen

Für ihr kommunales Krisenmanagement hat die Stadt Hemer verschiedene Risiken für ihr Stadtgebiet ermittelt, einen Stab für außergewöhnliche Ereignisse (SAE) und einen funktionsfähigen Stabsraum eingerichtet. Optimierungsmöglichkeiten sieht die gpaNRW noch hinsichtlich formaler Regelungen zur Einbindung von Spontanhelfenden oder in dem Angebot von regelmäßigen Schulungen der SAE-Mitglieder. Auch sollte die Stadt Übungen unabhängig von Echtlagen durchführen, um die Einsatzbereitschaft ihres SAE zu festigen.

Hohe Aufwendungen durch viele teure stationäre Hilfefälle im Jugendamt

Die Aufwendungen für die Hilfen zur Erziehung belasten den städtischen Haushalt in Hemer deutlich mehr als in anderen Städten. Ursächlich hierfür sind die vielen stationären Hilfefälle, insbesondere Heimfälle, die zu einer zunehmenden Haushaltsbelastung führen. Hinzu kommt, dass die Stadt Hemer im stationären Bereich die Vollzeitpflege im Vergleich am wenigsten nutzt. Daher sollte die Stadt die vorhandenen Maßnahmen zur Akquise und Werbung für geeignete Pflegefamilien intensivieren, um die Vollzeitpflege als Alternative zur Heimerziehung auszubauen. „In diesem Zusammenhang sollte die Stadt Hemer zur Refinanzierung ihrer hohen Aufwendungen auch die Erträge aus Kostenerstattungen differenziert auswerten und die Wirtschaftliche Jugendhilfe in das zu intensivierende Controlling einbeziehen“, so Birgit Cramer-Görtz. Weitere Empfehlung der gpaNRW: Für die Wirtschaftliche Jugendhilfe schriftliche Verfahrensstandards erarbeiten und sie an die vorhandene Fachsoftware anbinden, um den Austausch notwendiger Informationen zwischen Allgemeinem Sozialen Dienst und Wirtschaftlicher Jugendhilfe zu erleichtern.

„Unser Prüfungsbericht zeigt Ihnen Stellschrauben zur Optimierung des Verwaltungshandelns auf. Diese sollten Sie nutzen, um Effekte für den besorgniserregenden Haushalt zu erzielen. Gerne stehen wir Ihnen hier auch beratend mit tiefergehender Analyse zu Seite“, so gpa-Vizepräsidentin Simone Kaspar.

Bürgermeister Christian Schweitzer erklärt abschließend zu den Ergebnissen der gpaNRW: „Wir danken der gpaNRW für ihren professionellen Blick von außen auf die Gesamtverwaltung und die städtische Finanzlage sowie für die daraus abgeleiteten Empfehlungen. Der Umgang mit Krisen und die Stärkung der kommunalen Resilienz werden für alle Städte und Gemeinden künftig weiter an Bedeutung gewinnen. Gleichzeitig zeigt der Bericht auch den Zielkonflikt auf, vor dem viele Kommunen stehen: Zusätzliche Aufgaben, die von Bund und Land auf die Kommunen übertragen werden, müssen grundsätzlich auch finanziell angemessen ausgestattet werden. Der Bericht bestätigt, dass die Stadt Hemer in vielen Bereichen gut aufgestellt ist, zeigt aber zugleich Entwicklungspotenziale auf. Diese Hinweise verstehen wir als Unterstützung für die kontinuierliche Weiterentwicklung unserer Verwaltung.

Gleichzeitig müssen Verbesserungen immer im Spannungsfeld zwischen gesetzlichen Anforderungen, personellen Ressourcen und der finanziellen Leistungsfähigkeit der Kommunen bewertet werden. Der Bericht der gpaNRW wird nun dem Rat der Stadt Hemer zur weiteren Beratung zur Verfügung gestellt.“

Infos zur gpaNRW und deren turnusgemäßen Prüfung

Die gpaNRW hat die Stadt Hemer im Rahmen der turnusgemäßen Prüfung aller mittleren kreisangehörigen Kommunen mit einer Einwohnerzahl von bis zu 60.000 in folgenden Prüfgebieten untersucht:

• Finanzen
• Zahlungsabwicklung und Vollstreckung
• Gremienarbeit
• Personal, Organisation und IT
• Gebäudewirtschaft – Klimaschutz
• Kommunales Krisenmanagement

Alle Feststellungen und Empfehlungen der gpaNRW zu den thematischen Handlungsfeldern sind im Prüfungsbericht für die Stadt Hemer zusammengefasst.

Die gpaNRW ist Teil der staatlichen Aufsicht des Landes über die Kommunen und wurde im Jahr 2003 gegründet. Sie hat ihren Sitz in Herne. Ihr ist durch Gesetz und Gemeindeordnung die überörtliche Prüfung aller 396 Kommunen, der 30 Kreise sowie der Städteregion Aachen, der beiden Landschaftsverbände und des Regionalverbandes Ruhr (RVR) übertragen. Präsident der gpaNRW ist seit 15. September 2023 Bürgermeister a. D. Michael Esken.

Die ausführlichen Prüfungsberichte mit allen Prüfgebieten, Handlungsfeldern und Empfehlungen veröffentlicht die gpaNRW unter www.gpa.nrw.de.